Qual seu maior obstáculo para ser produtivo no trabalho? Para uns é o zumbido das notificações constantes em seus smartphones; para outros as distrações com os colegas de escritório. Mas, para muitos trabalhadores, a única coisa que impede um dia produtivo é simplesmente não poder encontrar rapidamente o que eles precisam para terminar uma tarefa.

Ser desorganizado custa tempo e dinheiro. Durante uma semana, as pessoas podem passar horas procurando coisas em seus escritórios ou mesmo em casa. Apesar de uma mesa bagunçada ser um alerta de desorganização, seu espaço de trabalho físico não é o único lugar onde a desordem pode imperar. Muitos profissionais, hoje, lutam contra o “entesouramento digital“, mantendo arquivos, fotos, e-mails e outros ativos digitais muito tempo depois de eles terem alguma utilidade.

“E se eu precisar disso um dia”? Você não precisará, acredite. Muitas vezes damos um significado muito maior para coisas que deixaram de ter importância há tempos. Deixar de lado sua desorganização significa gastar menos tempo procurando o que você precisa. Se você quer mudar seus hábitos — tanto físicos, como digitais — e tornar-se mais organizado e produtivo, aqui estão algumas dicas que podem te ajudar.

Desorganização física

1 – Chega de papel

Leu o que tinha que ler e analisou o que tinha que ser analisado? Lixo. No caso de recibos e notas fiscais que precisam ser arquivados, digitalize-os e converta-os em arquivos digitais. O Evernote tem uma solução integrada chamada Scannable que permite digitalizar documentos através do smartphone e arquivá-los. Você mantém suas coisas organizadas e ainda colabora com o meio ambiente.

2 – Limpe sua mesa

Minha mãe é maníaca por limpeza e organização e talvez eu tenha herdado isso dela. O fato é que pra mim, pelo menos, é extremamente agradável trabalhar num ambiente limpo e organizado. Você se sente mais motivado e, consequentemente, mais produtivo. Uma mesa sem poluição visual e distrações pode lhe ajudar a focar no trabalho e terminar suas tarefas mais rapidamente.

3 – Faça uma lista

10 de 10 artigos sobre produtividade e organização falam isso, mas sou obrigado a repetir. Fazer uma lista é essencial para ser mais organizado. E, apesar dos inúmeros aplicativos de anotações e agendas digitais disponíveis, a dupla papel e caneta ainda se mostra mais eficiente — apenas lembre-se de jogar suas anotações no lixo assim que não forem mais úteis. Ao invés de ter vários papéis espalhados em sua mesa com recados ou lembretes, faça um checklist do que precisa ser feito e risque o que foi concluído ao longo do dia. Funciona como um motivador visual. Muitas funções e trabalhos não são palpáveis, fica difícil mensurar no final do dia o que você fez, então ter um checklist, além de aumentar sua produtividade, vai te deixar mais feliz.

Desorganização digital

1 – Exclua programas e artigos não utilizados

Assim como sua área de trabalho física, você deve manter o seu desktop virtual limpo e organizado. Desinstale ou elimine atalhos de programas que você não utiliza e mantenha seus arquivos organizados em pastas com base no que é mais necessário imediatamente.

2 – Tenha um sistema de nomeação de arquivos

TCC versão final.doc. TCC versão final (imprimir).doc. TCC versão final (imprimir) COM AJUSTES.doc. Quem nunca, né? Além de seus arquivos pessoais, caso sua empresa utilize ferramentas de colaboração baseadas em nuvem como o Slack, por exemplo, ter um padrão para o nome dos arquivos facilita muito a pesquisa. A definição de uma estrutura para a maneira como os arquivos são salvos poupará o seu tempo e o da sua equipe.

3 – Use a tecnologia a seu favor

Há inúmeros aplicativos e softwares disponíveis para arquivar documentos ou fazer listas. Não sabe por onde começar? Recentemente escrevi um artigo com dicas de apps para empreendedores. Mesmo que este não seja o seu caso, você pode se beneficiar do uso destas ferramentas.

Mantenha-se organizado

Independentemente de saber se seus ativos são físicos ou digitais, a chave para mantêm-los organizados é aprender o que é necessário para o seu trabalho diário e o que não é. Faça uma “auditoria” em sua mesa e dispositivos e pense na finalidade de cada item ou arquivo. Aquilo ainda lhe será útil? Quantas vezes você precisou deste item no último ano? É uma questão de minimalismo e desapego.

No caso de arquivos digitais como e-mails, por exemplo, uma saída para não excluí-los é a criação de pastas. Você não os vê, mas sabe que eles estão lá. Isso irá criar menos confusão em sua caixa de entrada.

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E você? Tem alguma outra dica de organização? Me conta nos comentários.