Quantas vezes você já falou ou ouviu alguém falar que precisava de mais horas em seu dia?
Na luta pelo equilíbrio entre vida pessoal e profissional, muitas vezes nos encontramos presos entre o que é urgente e o que é importante. A verdade é que a urgência sempre ganha e o que é realmente importante fica posto de lado. Mas, se queremos assumir o controle de nossas vidas, temos que virar esse jogo.
E eu estou nessa com vocês. Tenho alguns prazos pra cumprir, algumas demandas pendentes e e-mails esperando minha resposta. Mas também é importante eu definir o plano de ação para o e-book que lançarei dia 20 de junho e para o livro que estou escrevendo — e que ainda não terminei.
A urgência sempre triunfa diante da importância, deixando-nos estressados, esgotados e sem progresso em nossas atividades. Em outras palavras, ficamos mais longe do equilíbrio. Mas, há esperança. Primeiro, vamos entender os conceitos de urgente e importante abordados por Stephen Covey na obra Primeiro o Mais Importante (First Things First).
Urgência x Importância
Para Covey, o gerenciamento de tempo deve ser dividido nos quatro quadrantes abaixo.
- Urgente e importante: Esses dois caras não são negociáveis. Você deve executa-los e eles exigem sua atenção. Este é o quadrante da reação. É aqui que os incêndios são apagados, que os prazos de entrega expiram ou que você tem que lidar com a reclamação de um cliente.
- Importante, mas não urgente: Isso é a coisa que provavelmente tornará sua vida melhor, mas pode ser adiada indefinidamente sem consequências perceptíveis. É o quadrante da proatividade. Aqui encontram-se planejamentos, planos de ação e louças sujas na pia.
- Urgente, mas não importante: Algo que exige sua atenção imediata, mas não tem necessariamente relação com seu objetivo maior ou fará sua vida melhor. São as notificações no WhatsApp, os e-mails esperando resposta ou o colega de trabalho que lhe interrompe para contar uma fofoca. É o quadrante da distração.
- Nem urgente, nem importante: São coisas que realmente não necessitam da sua atenção. Longas e intermináveis discussões sobre política ou futebol, conversas sobre o último capítulo da novela ou quem foi eliminado no BBB. Este é o quadrante da perda de tempo e você deve se manter longe dele.
Agora, faça um exercício de reflexão. Em qual quadrante você tem passado mais tempo? É aquele em que você gostaria de estar?
Se você precisa gastar um pouco mais de tempo em tarefas como planejamento, elaboração de estratégias ou trabalhos que exijam criatividade, você deve passar mais tempo no quadrante 2. Isso aumentará sua eficácia.
Quando você fica por mais tempo no quadrante 2, pode realmente evitar que algumas atividades passem para o quadrante 1. Em outras palavras, quando você planeja de forma proativa, precisa reagir a menos coisas — menos incêndios para apagar. No quadrante do “importante, mas não urgente” você pode fazer um progresso significativo em direção a uma vida mais equilibrada.
Mas, como matar os dragões (desculpa pela expressão, Daenerys Targaryen) do segundo quadrante se você está constantemente matando os mosquitos do primeiro?
A resposta é: Primeiro o Mais Importante. Quando estiver em dúvida se uma tarefa é urgente ou importante, pergunte-se: Isso vai me ajudar a realizar meu objetivo? A metodologia dos quadrantes não é perfeita, mas pode ser uma ferramenta de tomada de decisão bastante útil para aumentar sua produtividade e eliminar comportamentos que suguem suas energias — física e mental.
E você, está em qual quadrante? Fique à vontade para me responder nos comentários ou então enviar uma mensagem para [email protected]. Responder o feedback dos leitores está, para mim, dentro do quadrante 2. 🙂
PS: Muitos de vocês me adicionaram em meu perfil pessoal no Facebook. Adicionei algumas pessoas, mas as solicitações continuaram aumentando e tomei a decisão de criar uma fanpage. Isso facilita para os dois lados. Vocês não precisam ver minhas postagens pessoais e eu posso ter um controle de público. Por isso, peço que curtam minha página. Basta clicar aqui para acessá-la.
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